Die Stadt ist für die Organisation der Wahl auf freiwillige Unterstützung angewiesen. Gesucht werden engagierte und zuverlässige Menschen, die in Hemmingen wahlberechtigt sind und sich für einen oder beide Wahlsonntage zur Verfügung stellen. Falls sich nicht genügend Freiwillige melden, können weitere Wahlhelferinnen und Wahlhelfer behördlich verpflichtet werden, damit die Wahl ordnungsgemäß durchgeführt werden kann.
Der Wahlvorstand besteht aus der Wahlvorsteherin oder dem Wahlvorsteher, der stellvertretenden Wahlvorsteherin oder dem stellvertretenden Wahlvorsteher, der Schriftführung sowie Beisitzerinnen und Beisitzern. Zu den Aufgaben gehören unter anderem die Prüfung der Wahlberechtigung, die Ausgabe der Stimmzettel und die Auszählung der Stimmen. Nach dem Ende der Wahlhandlung stellt der Wahlvorstand das Ergebnis im jeweiligen Wahlbezirk fest.
Vorkenntnisse sind für die Mitarbeit nicht erforderlich. Am Wahltag werden neue Wahlhelferinnen und Wahlhelfer von erfahrenen Teammitgliedern unterstützt. Bei Fragen ist zudem das Wahlamt erreichbar. Die Wahlvorsteherinnen und Wahlvorsteher sowie die Schriftführerinnen und Schriftführer werden vor der Wahl geschult.
Eine Anwesenheit im Wahllokal während des gesamten Tages ist in der Regel nicht nötig. Üblicherweise teilt die Wahlvorsteherin oder der Wahlvorsteher die Helferinnen und Helfer in Schichten ein. Vorgesehen sind Einsätze von 8 bis 13 Uhr oder von 13 bis 18 Uhr. Zur Auszählung ab 18 Uhr kommen alle Mitglieder des Wahlvorstandes wieder zusammen. Die Teams treffen sich jeweils etwa 30 Minuten vor Beginn der Schicht.
Für das Ehrenamt zahlt die Stadt Hemmingen ein Erfrischungsgeld von 50 Euro je Wahltag. Wer sich meldet, verpflichtet sich nur für die jeweilige Wahl und nicht automatisch für weitere Wahlen. Wünsche zum Einsatzort oder zum gemeinsamen Einsatz mit Bekannten können bei der Bewerbung angegeben werden und sollen nach Möglichkeit berücksichtigt werden.